Privacystatement ASP ADVOCATEN

1. Toepassing

Dit privacystatement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie ASP Advocaten persoonsgegevens verwerkt:

1. (potentiële) cliënten;

2. (potentiële) aspirantleden;

3. (potentiële) leden;

4. bezoekers aan het kantoorgebouw van ASP Advocaten;

5. bezoekers van www.asp-advocaten.nl;

6. ontvangers van nieuwsbrieven van ASP Advocaten;

7. deelnemers aan bijeenkomsten van ASP Advocaten;

8. deelnemers aan opleidingen van ASP Advocaten;

9. sollicitanten;

10. alle overige personen die met ASP Advocaten contact opnemen of van wie ASP Advocaten persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van haar aandeelhouders, medewerkers en student-stagiaires.

 

2. Verwerking van persoonsgegevens

ASP Advocaten verwerkt persoonsgegevens die:

1. een betrokkene zelf persoonlijk (tijdens een bespreking of bijeenkomst), telefonisch, of digitaal (via e-mail of webformulieren op de verenigingswebsite) heeft verstrekt, zoals contactgegevens en -afhankelijk van de aard van de gelegenheid of zaak- andere persoonsgegevens;
2. een beroepsaansprakelijkheids- of rechtsbijstandsverzekeraar, beroeps- of branchevereniging heeft verstrekt, ten behoeve van de behandeling van een zaak;
3. tijdens een bezoek van een betrokkene aan de website van ASP Advocaten of tijdens het lezen van digitale nieuwsbrieven zijn gegenereerd, zoals het IP-adres, het surfgedrag op de website (zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd) of de betrokkene een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan de betrokkene klikt;
4. ASP Advocaten heeft ontleend aan andere bronnen, waaronder zakelijke social media platformen als LinkedIn, openbare zakelijke websites, het handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, zoals ingevulde en benodigde contactgegevens en andere persoonsgegevens.
5. door andere instanties zoals de rechtbank, het OM of de Raad voor Rechtsbijstand aan ASP Advocaten zijn verstrekt.

 

De website van ASP Advocaten bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media knoppen van Twitter en LinkedIn. Als op deze knoppen worden geklikt, worden persoonsgegevens verwerkt door het desbetreffende social media platform. ASP Advocaten is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van die social media platformen. Evenmin is ASP Advocaten verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platformen. Voor antwoord op de vraag hoe Twitter en LinkedIn met persoonsgegevens omgaan, wordt verwezen naar de privacystatement van deze platformen.

 

3. Doeleinden verwerking 

ASP Advocaten verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten en de declaratie voor verrichte werkzaamheden;
2. het voldoen aan een wettelijke verplichting, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
3. het verkrijgen van gefinancierde rechtsbijstand;
4. het onderhouden van contact, door toezending van de verenigingsnieuwsbrief, uitnodigingen voor bijeenkomsten, opleidingen en informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd;
5. het verbeteren van product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties, teneinde cliënten/doelgroepen van relevante informatie te kunnen voorzien, zonder bij de daarvoor benodigde combinatie en analyse van gegevens bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens te betrekken en zonder individuele cliëntprofielen aan te leggen;
6. het evalueren van een bijeenkomst (zoals een cursus, opleiding, workshop, vergadering of seminar), aan de hand van door deelnemers ingevulde evaluatieformulieren;
7. het verbeteren van de verenigingswebsite www.asp-advocaten.nl; 
8. het bijhouden van gebruikersstatistieken. Gebruikersstatistieken van de verenigingswebsite voorzien in informatie over de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het klikgedrag. Het gaat om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot individuele bezoekers;
9. het bewaken van de toegang tot kantoor en het beschermen van vertrouwelijke gegevens.
    

 

4. Rechtsgrond

ASP Advocaten verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

1. toestemming van de betrokkene, welke altijd weer kan worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking;   
2. uitvoering van of met het oog op het sluiten van een overeenkomst van opdracht tot het verlenen van juridische diensten, waaronder ook het declareren aan derden (Raad voor Rechtsbijstand, verzekeringsmaatschappij e.d.);
3. een wettelijke verplichting, zoals op grond van de Wwft en de Wet op de Rechtsbijstand die advocaten verplichten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen;
4. een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het uitnodigen voor een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar) of het toezenden van de kantoornieuwsbrief.  

 

5. Verwerkers

ASP Advocaten kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van ASP Advocaten persoonsgegevens verwerken. ASP Advocaten sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt. ASP Advocaten maakt gebruik van een automatiseerder die de IT-omgeving van kantoor beheert en beveiligt.
 

6. Persoonsgegevens delen met derden

ASP Advocaten deelt persoonsgegevens met derden, als dat voor de behandeling van een zaak of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting nodig is. Voor de behandeling van een zaak kan het nodig zijn persoonsgegevens te delen in het kader van een gerechtelijke procedure (zoals met een gerechtelijke instantie of (de advocaat van) de wederpartij), het sluiten van een overeenkomst (zoals (de advocaat van) de andere contractspartijen), het declareren van de dienstverlening (zoals aan de Raad voor rechtsbijstand of een verzekeraar) of naar aanleiding van een gerechtelijke uitspraak (zoals een deurwaarder). Bij het voldoen aan een wettelijke verplichting kan worden gedacht aan het melden van ongebruikelijke transacties aan toezichthoudende autoriteiten. ASP Advocaten deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.
 

7. Doorgifte buiten de EER 

ASP Advocaten geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt ASP Advocaten er voor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
 

8. Bewaren van gegevens

ASP Advocaten hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

1. papieren werkdossier: tenminste 7 jaar en maximaal 20 jaar na afronding van de zaak. In uitzonderingsgevallen kunnen dossiers in het belang van de cliënt langer worden bewaard, bijvoorbeeld indien een vaststellingsovereenkomst is gesloten en daarin een medisch voorbehoud is opgenomen;
2. digitaal zaakdossier: tenminste 7 jaar en maximaal 20 jaar na afronding van de zaak. In uitzonderingsgevallen kunnen dossiers in het belang van de cliënt langer worden bewaard, bijvoorbeeld indien een vaststellingsovereenkomst is gesloten en daarin een medisch voorbehoud is opgenomen;
3. (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;
4. gegevens van sollicitanten: 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure;
5. bezoekers van de website www.asp-advocaten.nl en ontvangers van nieuwsbrieven van ASP Advocaten: 2 jaar na het laatste bezoek aan de website respectievelijk na uitschrijving voor de nieuwsbrief, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt in welk geval tot vernietiging zal worden overgegaan.

 

9. Wijzigingen privacystatement

ASP Advocaten kan dit privacystatement altijd wijzigen. De wijzigingen worden op de website van ASP Advocaten gepubliceerd. Het is verstandig dit privacystatement regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.
 

10. Rechten, vragen en klachten

Een betrokkene heeft het recht ASP Advocaten te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Een betrokkene kan hierover contact opnemen met ASP Advocaten door een e-mailbericht te sturen naar info@asp-advocaten.nl.
 
Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop ASP Advocaten persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met ASP Advocaten door een e-mailbericht te sturen naar info@asp-advocaten.nl. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).